TIETOSUOJASELOSTE – JÄSENREKISTERI

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Artroplastiayhdistys ry

y-tunnus 1775556-5

Rekisterinpitäjän edustaja tietosuoja-asioissa

Antti Jaroma

s-posti: antti.jaroma@pshyvinvointialue.fi

  1. REKISTERIN NIMI

Suomen Artroplastiayhdistys ry:n jäsenrekisteri.

  1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Rekisterin käyttötarkoitus on yhdistyksen toiminta, uusien jäsenyyksien avaaminen ja niihin liittyvä̈ viestintä, sekä koulutusten järjestäminen. Saatavaa tietoa käytetään jäsenyyden solmimiseen, ylläpitoon sekä muihin yhdistyksen toiminnallisiin tarpeisiin.

Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun perusteena on jäsensuhteen aloittaminen, ylläpito ja muu yhdistyksen tarkoitukseen liittyvä toiminta, kuten esim. koulutus. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu jäsenyyden hoitamiseen, tiedottamiseen ja suoramarkkinointitarpeisiin. Suoramarkkinointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen yrityksen oikeutettu etu.

Tiedon vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin (taloushallinto, markkinointi, IT- ylläpito).

  1. HENKILÖREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KERÄTTÄVÄT TIEDOT)

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

– Henkilön etu- ja sukunimi
– Hänen mahdollisesti edustamansa yhteisö
– Sähköpostiosoite

– Postiosoite
– Puhelinnumero
– Keskustelutietoja

– Koulutustilaisuuksia varten annettavat tiedot, kuten ruoka-aineallergiat

– Sähköpostit liittyen jäsenyyteen, koulutuksiin ja ilmoituksiin

  1. 5. ASIOINTIA KOSKEVIEN TIETOJEN KERÄÄMINEN EVÄSTEIDEN AVULLA

Sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on dataa, joka tallentuu rekisteröidyn päätelaitteelle ja tallentaa tietoa käynnistä sivuilla. Evästeiden avulla yhdistys voi parantaa sivujen käytettävyyttä, kerätä sivujen käyttöä koskevaa tilastotietoa sekä kohdentaa tietoja rekisteröidylle. Evästeeseen tallentuu myös personoitua tietoa siitä, millä sivuilla käyttäjä on vieraillut, sekä  käynnin kellonaika, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite ja palvelin, josta käyttäjä on tullut yhdistyksen sivuille.

Mikäli käyttäjä ei hyväksy evästeasetuksia, tietoja sivujen käytöstä, liikenteestä, tapahtumista tai muista sivuihin liittyvistä tilastotiedoista ei kerätä. Hyväksymällä evästeet käyttäjä hyväksyy, että yhdistys voi kerätä edellä mainittuja tietoja. Evästeet voivat myös olla tarpeellisia tiettyjen palveluiden toimimiselle.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön evästeasetuksista. Mikäli evästetoiminnot eivät ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

  1. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään vähintään 10 vuotta tai niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kirjanpitoa koskevat lait myös velvoittavat pitämään kirjaa toiminnasta sekä säilyttämään kirjanpitomateriaalia laissa määritellyn ajan.

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan jäsenhakemuksista, vastaanotetuista sähköpostiviesteistä, käyntikorteista, puhelimessa tai fyysisissä kohtaamisissa (tapaamiset, messut, asiakastapahtumat). Tietoja voidaan saada myös muilta sidosryhmiltä esim. mainonnan, markkinoinnin, www-sivujen yhteydenottolomakkeen, rekisteröitymisen tai vastaavien muiden kanavien kautta.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi jäsenyyteen, palveluiden tarjoamiseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yhdistyksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

  1. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

 

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen ja sen henkilöstön käytössä, paitsi käytettäessä̈ ulkoista palveluntarjoajaa esimerkiksi markkinointiin, tapahtumien tai muiden lisäarvopalveluiden tuottamiseen tai muun vastaavan toimenpiteen tueksi. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi tarjousten laadintaan, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, jäsenyyden hoitaminen, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalisesti käsiteltävät, henkilötietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään tarvittavien toimenpiteiden jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä, on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja henkilötietoja.

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy sähköisiin tietoihin ja oikeus käyttää työasemia, joiden ohjelmistoilla voidaan ylläpitää potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä̈ on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä̈ on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään ja työasemat tarkoitukseen soveltuvilla turvaohjelmistoilla.

  1. ASIAKKAAN OIKEUDET

10.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Rekisteriin. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa tiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

10.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia Rekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

10.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen, rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän toiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi tai anonymisoiduksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Mikäli toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä̈ ei tietojasi voida poistaa tänä̈ aikana.

10.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu ainoastaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla asiasta kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

10.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun kohdassa 1 mainituilla yhteystiedoilla.

10.6. Erimielisyydet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.